Strona główna Najnowsze artykuły Zarządzanie czasem – jak pracować efektywnie?
Strona główna Najnowsze artykuły Zarządzanie czasem – jak pracować efektywnie?

Zarządzanie czasem – jak pracować efektywnie?

autor: Anna Jarosz

Czesław Niemen śpiewał, że czas płynie jak rzeka. I rzeczywiście płynie. Nie można go zmagazynować, zaoszczędzić czy odłożyć na później. Dlatego zarządzanie czasem jest praktycznie niemożliwe. Ale możliwe jest zarządzanie sobą w czasie. Oznacza to, że należy tak układać swoje działania, aby zrealizować plany, wypełnić obowiązki. Jak zatem planować zajęcia, jak gospodarować czasem, aby odczuwać satysfakcję i mieć przekonanie, że czas, który jest nam dany, nie został zmarnowany? O tym opowie Ewa Nieć, certyfikowany coach i trener biznesu.

Zarządzanie sobą w czasie to niezwykle szerokie zagadnienie i przez każdego człowieka może być nieco inaczej postrzegane. Dzieje się tak dlatego, ponieważ każdy z nas jest inny i ma indywidualne potrzeby, które w konkretnym momencie są dla niego ważne.

Nasze potrzeby stale się zmieniają, bo i my się zmieniamy. Mamy także różne osobowości. Jedni z nas działają szybko, drudzy wolniej. Oznacza to, że powinniśmy dostosować siebie i swoje działania do czasu, którym dysponujemy, aby mieć poczucie, że zaspokoiliśmy swoje potrzeby, wykonaliśmy zadanie lub zrealizowaliśmy cele.

Praktyka pokazuje, że dość często nie mieścimy się w czasie wyznaczonym na wykonanie jakiejś pracy. To wywołuje stres i niepotrzebne emocje. Jeśli nie potrafimy dostosować swoich możliwości do planów, to rodzi się w nas poczucie straconego czasu. Chodzi zatem o to, aby w optymalny sposób indywidualnie gospodarować tym czasem, którym dysponujemy.

Jak ustalać priorytety?

Czasy, w których żyjemy, wymagają od nas brania na barki wielu obowiązków. Zgadzamy się na to, aby działo się dużo i szybko. Dlatego tak ważna staje się umiejętność dokonywania wyborów. To ułatwia codzienne funkcjonowanie. Zarządzania sobą w czasie można się nauczyć. Inaczej mówiąc, zarządzanie czasem, czy też właśnie sobą w czasie to nic innego jak wybieranie rzeczy czy działań, które są dla nas korzystne.

Ważne jest też określenie kolejności planowanych zajęć. Jeśli do zrobienia jest wiele rzeczy, spiszmy je np. na kartce i według ważnego dla nas klucza określmy kolejność ich wykonywania. To pozwoli wybrać działania, które są dla nas najważniejsze lub przyniosą najwięcej korzyści. Oddzielimy je od tych, które nie mają dla nas większego znaczenia lub z których możemy zrezygnować.

Inną metodą na dobre gospodarowanie czasem jest przyporządkowanie rangi poszczególnym działaniom. Krótko mówiąc, zrób listę wszystkich rzeczy, które planujesz wykonać np. jednego dnia. Przemyśl, które są ważniejsze, a które mniej istotne, i nadaj im rangę – od najbardziej istotnych do tych najmniej ważnych. Jeśli to możliwe, określ też czas, jaki jest potrzebny na zrealizowanie konkretnego działania.

Warto także pamiętać, że realizacja niektórych planów może być uzależniona od innych ludzi lub rzeczy, które są niezbędne do wykonania konkretnego zadania. Dla przykładu – nie zrealizujemy planu ugotowania zupy jarzynowej, jeśli wcześniej nie kupimy włoszczyzny. Nie przygotujemy raportu dla szefa, gdy współpracownicy nie dostarczą potrzebnych danych.

Oprócz ustalenia priorytetów warto brać pod uwagę także komfort ich realizacji. Zaczynamy realizację zadań z listy od rzeczy ważnych lub trudnych do wykonania, ale bierzmy pod uwagę także te łatwiejsze i przyjemne dla nas. Robiąc je, regenerujemy siły lub się relaksujemy.

Zdarza się, że misternie opracowany plan, który przygotowaliśmy, musi być zweryfikowany. Niespodziewanie pojawiły się bowiem nowe okoliczności lub inne, niezależne od nas zadania. W takiej sytuacji należy wziąć je pod uwagę i na nowo ustalić priorytety.

Stres w pracy – jak sobie z nim radzić?

Lista priorytetów

Ustalanie priorytetów i spisywanie działań do wykonania jest dodatkową pracą. Dlatego często na samą myśl o dodatkowym zadaniu zniechęcamy się i przestajemy planować. Ale warto próbować. Lista priorytetów może dotyczyć jednego dnia, tygodnia, miesiąca czy całego roku. Każda z tych list rządzi się innymi regułami. Wszystko zależy od nas samych. Takie zarządzanie czasem się nie wyklucza. Zwykle jest bardzo pomocne i uzupełniające. Nie oznacza też zwiększenia liczby obowiązków. Postępując według listy priorytetów, szybko się przekonamy, że już nie działamy chaotycznie, ale w zorganizowany i zaplanowany sposób.

Warto zwrócić uwagę na to, czy rzeczywiście ułożenie takiej listy priorytetów nam pomaga. Czy usprawnia realizację takiego pakietu działań, które mamy do wykonania? Czy mamy poczucie, że to jest sensowne i warto w taki sposób ułatwiać sobie pracę? Jeżeli okaże się, że to metoda, która jest właśnie dla nas, to doceńmy swój pierwszy krok na drodze do uczenia się, jak lepiej wykorzystywać swój czas. To ważne, żeby zauważyć swoje małe sukcesy i pozwolić sobie na świadomość przyjemnych emocji, a nie tylko skupiać się na tych trudnych, które pojawiają się, kiedy nam się coś nie udaje.

Koło życia – jak efektywnie przyjrzeć się swojemu życiu i zaplanować pozytywne zmiany?

Naucz się wybierać

Każdy z nas ma wiele obowiązków zawodowych i domowych. W okresie pandemii bardzo wiele osób pracowało lub nadal pracuje w domu. Zajęcia związane z pracą mieszały się z domowymi. Niejednokrotnie mogło to przekładać się na totalny chaos w działaniu lub co najmniej na zatarcie granic pomiędzy biurem a domem. Co robić – szykować raport dla szefa czy sprzątać mieszkanie? W takiej sytuacji powinna przemówić nasza osobowość.

Jeżeli nie potrafisz się skoncentrować, gdy wokół panuje bałagan i sprzątanie mieszkania jest na liście to do, czyli rzeczy do zrobienia – posprzątaj. Nawet wtedy, gdy nie jesteś przesadnym czyściochem, zrób to, bo bez zmiany priorytetów nie wykonasz także innych zadań. Oczywiście nie zachęcam do zastępowania dnia pracy dniem domowym. Jeśli jednak wiesz, że potrzebujesz czystej, uporządkowanej przestrzeni wokół siebie, aby działać efektywnie, to przygotuj swoje miejsce pracy i jego otoczenie w taki sposób, aby jego wygląd nie odciągał cię od pracy, ale jej sprzyjał.

Nie sugeruj się postępowaniem innych. Wybieraj to, co tobie odpowiada, nawet gdybyś chciała zawsze mieć starannie wysprzątane mieszkanie. Nawet wtedy, gdy pragniesz żyć w nieco innym, bardziej uporządkowanym świecie, nie zmieniaj się na siłę. Ale jeżeli rzeczywiście chcesz mieć w domu idealny ład, potraktuj to jako długofalowy priorytet. To pozwoli stopniowo wprowadzać zmiany, które pozwolą osiągnąć cel. Zarządzanie sobą w czasie to także zmiana nawyków, a tego nie da się wprowadzić z dnia na dzień.

Work-life balance – jak odnaleźć równowagę?

Aplikacje do zarządzania czasem

Jeśli jesteś fanem wszelkich aplikacji i na co dzień z nich korzystasz, zainstaluj także tę do zarządzania czasem. Ale jeżeli wolisz korzystać z klasycznego kalendarza, nie rezygnuj z niego. Nie oznacza to jednak, że masz odrzucić aplikacje. Warto chociaż spróbować, bo może się okazać, że to rozwiązanie pomoże lepiej radzić sobie z planowaniem i realizacją działań.

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich, z czego warto korzystać. Różnimy się od siebie, mamy różne charaktery, osobowości i potrzeby, które są dla nas ważne. Niektórzy działają szybko, robią kilka rzeczy na raz i doskonale się w tym odnajdują. Są też tacy, którzy dopiero po skończeniu jednego zadania zabierają się za kolejne. To zależy od osobowości, którą niełatwo zmienić.

Tę sytuację dobrze oddaje znany wszystkim podział ludzi na sowy i skowronki. Sowy doskonale się czują wieczorem i wtedy wydajnie pracują, a skowronki zrywają się przed wschodem słońca. I nawet jeśli sowie podoba się funkcjonowanie skowronków, to nie zawsze jest możliwe przestawienie się na inny rytm pracy. Można próbować, ale trzeba się liczyć z niepowodzeniem.

Podobnie jest z aplikacjami. Jeżeli odpowiadają nam takie narzędzia, które mieszczą się w telefonie lub laptopie, to korzystajmy z nich. Jednak jeżeli lubimy swój kalendarz czy planer, w którego zakup często wkładamy sporo wysiłku, by był piękny i spełniał nasze oczekiwania, to pozostańmy przy nim.

Jak poprawić pamięć – poznaj mnemotechniki!

Zarządzanie sobą w czasie - jak zwiększyć efektywność? Młoda kobieta, busunesswoman w czarnej sukience, z brązową skórzaną torbą wjeżdża po schodach ruchomych z podziemi metra na ulicę.

Bądź otwarta

Prawidłowe zarządzanie sobą w czasie z pewnością ułatwia systematyczność. Zaplanowane działania łatwiej realizować. Ale konieczna jest też otwartość na niespodziewane sytuacje losowe, rodzinne, które mogą zaburzyć rytm pracy i systematyczne postępowanie.

Jeżeli nie będziemy elastyczni i przygotowani na takie zdarzenia, to nawet błahostka sprawi, że runie plan całego dnia i pojawi się frustracja lub bezradność. Osoby przygotowane mentalnie na to, że coś lub ktoś może je wybić z rytmu, łatwiej radzą sobie nie tylko z nowymi zadaniami, ale także ze zmianą planów.

Prokrastynacja

Prokrastynacja to nic innego, jak zwlekanie z wykonaniem jakiegoś działania. Odkładać na później można wszystko – niezałatwioną sprawę urzędową, telefon do kogoś, z kim się poróżniliśmy, wizytę w banku, napisanie pracy. Wymieniać można bez końca. Takie działania przepisujemy z jednej kartki na drugą i nie załatwiamy podstawowych spraw.

Jeżeli mamy taki nierozwiązany od dawna problem, powinniśmy się zastanowić, co złego się stanie, jeśli tego nie zrobimy. Jeśli odpowiedź brzmi: „nic”, to otrzymujemy wskazówkę, że nie musimy tego robić. Drugie pytanie, na które należy sobie odpowiedzieć, brzmi – „Co zyskam, jeżeli to zrobię?”. Załóżmy, że powinnam zatelefonować do cioci i przeprosić np. za wybuch złości. Jeżeli tego nie zrobię, w rodzinie będzie panowała gęsta atmosfera i nikt na tym nie zyska. Jeśli zatelefonuję i porozmawiamy o tym, co ostatnio się wydarzyło, będzie mi lżej, że ciocia już się nie gniewa. Ja z kolei nie będę postrzegana jako złośnica, która nie potrafi rozmawiać o swoich emocjach. Atmosfera się oczyści i będziemy mieć satysfakcję, że postąpiliśmy właściwie.

Przy zwlekaniu z załatwieniem jakiejś sprawy nie warto zadawać sobie pytania: „dlaczego?”. Gdy zaczniemy odpowiadać sobie na to pytanie, z pewnością pojawi się długa lista odpowiedzi. To nie ułatwi realizacji tego, co odkładamy „na potem”. O wiele lepszym pytaniem jest: „Co zyskam, podejmując konkretne działanie?”. Odpowiedź pozwala dostrzec korzyść wynikającą z działania i sens jego realizacji.

Trening mózgu – na czym polega?

Zarządzanie czasem można wyćwiczyć

Ćwiczeń pomagających panować nad czasem jest bardzo dużo. Ale najważniejsze jest to, aby robić je etapami, aby móc zaobserwować efekty po wyznaczonym czasie. Jeżeli nauczymy się zarządzać sobą w czasie w życiu prywatnym, będziemy łatwiej radzić sobie także w sferze zawodowej.

Jednym z prostszych, ale i ciekawych ćwiczeń jest obserwowanie własnego rytmu dnia, aby utworzyć swoją krzywą wydajności dziennej. Brzmi mało interesująco, ale to pomocne ćwiczenie.

Wystarczy zrobić prosty wykres i zaznaczać na nim, kiedy (w jakich godzinach) nasza praca jest najbardziej efektywna, a kiedy działania nie przynoszą efektu lub wręcz uważamy, że zmarnowaliśmy czas.

Przyjmijmy, że dzień pracy wynosi osiem godzin. Rozpiszmy je na poziomej linii wykresu, a na pionowej oznaczajmy wydajność. Zapisujmy na wykresie, jaka jest nasza wydajność i jakie przynosi rezultaty w poszczególnych godzinach. Zobaczymy wówczas, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. Jak to oceniać? Otóż jeśli o ósmej rano nie siadasz do komputera, tylko najpierw robisz sobie kawę, rozmawiasz chwilę z kolegą, a za chwilę otwierasz jeszcze okno czy podlewasz kwiaty, to znak, że w tym czasie nie działasz skutecznie. Zaznacz to na wykresie jako niską wydajność – na linii pionowej możesz przyjąć swoją własną skalę. Gdy między 9. a 10. robota pali ci się w ręku, nie odczuwasz zmęczenia, to znaczy, że pracujesz efektywnie, a więc możesz sobie przyznać więcej punków za ten okres.

Jeżeli przeprowadzimy takie obserwacje przez tydzień, będziemy wiedzieli, kiedy jesteśmy najbardziej produktywni. Mając tę wiedzę, można tak planować pracę, zarządzanie czasem, by na okres największej aktywności planować najtrudniejsze zadania. W czasie gdy nasza efektywność spada, warto się zająć pracami, które nie wymagają wielkiego skupienia. Można na przykład przejrzeć pocztę lub zrobić krótką przerwę.

Mapa marzeń – jak zrealizować swoje plany?

Reguła 60/40 i zasada Pareta

Reguła 60/40 pomaga zaplanować w realny sposób czas pracy, aby sprostać zadaniom, jakie przed nami stoją. Reguła opiera się na prostym założeniu, że nie można co do minuty zaplanować dnia pracy. Można zaplanować tylko część czasu przeznaczonego na pracę każdego dnia. Zgodnie z tą regułą zaplanować warto tylko 60 proc. czasu, jaki mamy do dyspozycji danego dnia. 40 proc. to rezerwa przeznaczona na nieoczekiwane działania i niezaplanowane czynności, a także pracę kreatywną.

Stosowanie się do tej zasady pozwala nie tylko dobrze wykonywać swoje obowiązki, ale także osiągać konkretne korzyści. Jakie? Na przykład – lepszą wydajność i efektywność, unikanie przekonania o tzw. niedoczasie. Osoby stosujące regułę 60/40 odczuwają także większy spokój, nie reagują silnym stresem na dodatkowe zadania itp.

Zasada Pareta, nazywana też zasadą 80/20, mówi o tym, że 20 proc. nakładu naszego czasu pracy przynosi 80 proc. rezultatów. Inaczej mówiąc, jeżeli przez 20 proc. czasu pracy jesteś bardzo wydajny, to w tym krótkim czasie osiągniesz 80 proc. rezultatów. Jeżeli dodamy do tego osobistą krzywą wydajności dziennej, to bardzo łatwo będzie nam ustalić, jak efektywnie zarządzać czasem. Warto tu dodać, że w ciągu tych 20 proc. czasu nie odbieramy telefonu, nie przeglądamy poczty itp. To ma być czas czystej pracy.

Oczywiście zdarza się, że przez osiem godzin musimy pracować na pełnych obrotach, bo konieczne jest oddanie raportu, książki do druku itp. Jednak na co dzień nie da się tak pracować bez uszczerbku na zdrowiu. Dlatego też do codziennych zadań warto podchodzić bardzo elastycznie. Otwartość na możliwe niespodzianki pomoże uniknąć stresu, a kiedy się pojawią, pozwoli na szybsze uporanie się ze zmianą planów.

I pamiętajmy, że swoją osobowość bardzo trudno zmienić. O wiele łatwiej wypracować swoje techniki działania – takie, które okażą się odpowiednie właśnie dla nas. Lepiej korzystać z podpowiedzi, dostępnych metod zarządzania sobą w czasie, niż za wszelką cenę dostosowywać się do tego, jak pracują inni.

Źródła:

  1. Allen, D. (2006). Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań. Gliwice: Wydawnictwo Helion.
  2. Maurer, R. (2013). Filozofia K Małymi krokami do doskonałości. Gliwice: Wydawnictwo Helion.
  3. Duhigg, Ch. (2013). Siła nawyku. Warszawa: Wydawnictwo PWN.

Iloraz inteligencji – czy naprawdę znasz swoje IQ?

Najnowsze artykuły