Jak mieć więcej czasu, kiedy… nie masz na nic czasu?

Książka pt. „Co ludzie sukcesu robią przed śniadaniem?” jest kompilacją trzech bestsellerowych e-booków. Autorka, Laura Vanderkam, radzi w niej, jak perfekcyjnie zagospodarować poranki, przestać marnować czas w pracy i wykorzystywać czas wolny na relaks. Tekst zamieszczony na okładce obiecuje rozwiązanie frustrującego problemu: „Dlaczego nigdy nie udaje Ci się wykroić wolnej chwili na przeczytanie ulubionej książki, naukę języka, lekcję jogi czy wyjazd w góry? I co robią inni, którym jakoś się to udaje? Wierz lub nie, ale oni mają dokładnie tyle samo czasu co ty, równie skomplikowaną sytuację rodzinną, zawodową i towarzyską. Tylko są znacznie lepiej zorganizowani”. W takim razie czas poznać i zastosować ich tajemne techniki!

Co ludzie sukcesu robią przed śniadaniem?

Dla większości z nas poranek nierozerwalnie wiąże się z pośpiechem. Czas (złośliwie!) płynie najszybciej w okolicach siódmej, ósmej rano. Niedopita kawa, niedosuszone włosy, makijaż robiony w biegu i nerwowa atmosfera. Później jeszcze bieg z przeszkodami pod postacią̨ korków, kolejek w sklepie, remontu na stałej trasie do pracy. „Trudno się dziwić, że pierwsze spokojne chwile w biurze traktujesz jako czas dla siebie. To właśnie wtedy wiele z nas czyta prywatne e-maile, przegląda Facebooka i to tak długo, aż zadzwoni telefon albo ktoś zapuka do drzwi”, zauważa Laura Vanderkam. W ten sposób bezpowrotnie tracimy czas naszej największej porannej wydajności.

Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w swoje zdezorganizowane życie, zacznij właśnie od przemeblowania poranków. Rano siła woli jest najsilniejsza. Wszelkie zadania wymagające samodyscypliny mają większe szanse powodzenia na początku dnia. Wprost proporcjonalnie do upływu godzin silna wola słabnie, by wieczorem wystawić nas na największe pokusy i narazić na utratę samokontroli (znasz to świetnie, jeśli kiedykolwiek byłaś na diecie!).

Ludzie sukcesu o tym wiedzą i wykorzystują poranki, aby świadomie kształtować nowe nawyki. Pierwsze godziny dnia to dla nich moment najlepszej kontroli nad czasem, bo nikt im nie przeszkadza. Kiedy inni przedłużają po raz kolejny 10-minutową drzemkę alarmu, ludzie sukcesu zaliczają swoje pierwsze zwycięstwa.

A teraz najwyższa pora na odsłonę najbardziej przełomowej informacji: o której dzwoni ich budzik? Około 5.00! Jeśli to cię przeraża, oblicz. Na starcie zyskują przewagę aż 2 do 3 godzin, co w tygodniowym bilansie może dać ich aż 20. Jak je wykorzystują? Dbają o siebie, pielęgnują relacje z bliskimi lub zajmują się rozwijaniem kariery. Nie ma lepszej pory na uprawianie sportu, medytację, pielęgnację ciała lub ducha. Przekonaj się o tym, starając wypracować nawyk, który nakręci cię energetycznie na resztę dnia.

Pielęgnowanie relacji o świcie to też niezły pomysł. Jeśli nie masz jeszcze dziecka, któremu mogłabyś poświęcić pierwsze godziny po przebudzeniu, to co powiesz na seks o brzasku? Między 6.00 a 8.00 poziom testosteronu u mężczyzn jest najwyższy. Albo zaangażuj się w czynności, które wymagają największej koncentracji (może to nie jest już tak przyjemne, ale za to praktyczne), np. w pisanie pracy magisterskiej czy tworzenie prezentacji do pracy. O tej porze nic nie wytrąci cię z równowagi, bo czynniki stresogenne zredukowane są do minimum. Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, Laura Vanderkam zapewnia: „kiedy zmienisz swoje poranki, zmienisz cale swoje życie”.

Co ludzie sukcesu robią w pracy?

To temat, któremu został poświęcony niejeden podręcznik. Biznesowe kursy i szkolenia dotyczące zwiększenia efektywności przez lepsze zarządzanie czasem biją rekordy popularności. Wszystko po to, by poznać sekret maksymalnej wydajności. Kontrolowanie upływu czasu to pierwszy czynnik, na którym koncentrują się ludzie sukcesu.

Znasz to z autopsji: „O matko, to już 14.00!? Tyle czasu minęło, a ja jeszcze nic nie zrobiłam?”. A przecież ciągle COŚ robiłaś. Niekończące się rozmowy telefoniczne, dziesiątki wysłanych maili i przedłużające się spotkania wysysają energię, jeśli nie przybliżają nas do osiągnięcia celu. Wzorem tych, którzy opanowali sztukę wykorzystywania każdej chwili, zacznij monitorować swój dzień pracy, godzina po godzinie. „Być może wpadniesz we frustrację, gdy odkryjesz, że to, jak spędzasz czas, różni się od tego, jak chciałabyś go spędzać”, ostrzega Laura Vanderkam.

Nie rozpaczaj nad tym jednak, tylko wyciągnij wnioski na przyszłość. A kiedy to zrobisz, każdy nowy dzień zacznij planować. To jedyna droga do transformacji i odzyskania kontroli. Podobnie jak malarz, który pracę nad obrazem zaczyna od szkicu, ty również naszkicuj, jak chcesz, żeby wyglądały następne 24 godziny, i zaznacz priorytety. Nie przesadzaj i ogranicz się do kilku punktów. Odpowiedz też sobie uczciwie na pytanie: „Czy naprawdę dam radę to zrobić w ciągu jednego dnia?”. Dzięki temu unikniesz porażki, czyli konieczności przepisywania niezrealizowanych punktów na kolejny dzień, i na kolejny…

Pracuj nad asertywnością, bo to największy sojusznik twojego sukcesu. Naprawdę nic się nie stanie, jeśli odmówisz koleżance wspólnego wyjścia na kawę i wysłuchania po raz „enty” litanii jej problemów z szefem. Drugim, równie mocnym sprzymierzeńcem jest umiejętność delegowania zadań. Pomyśl, co mogłabyś zrobić w czasie, który przepada, gdy robisz kolejne ksero. Czy nie możesz o to poprosić stażystki? Jeśli twoje biurko znajduje się w open space, ryzyko, że coś cię rozproszy, jest spore. W tym przypadku słuchawki to zbawienna konieczność. Koniecznie zwiększ czujność: złodzieje czasu czyhają na każdym kroku. Tak, tak, to te wszystkie czynności zastępcze, dzięki którym odsuwasz trudne zadania. Przeglądanie Facebooka, Instagrama czy plotkarskich portali plasuje się w ścisłej czołówce.

Co ludzie sukcesu robią w weekend?

Weekend jest z założenia czasem przeznaczonym na nicnierobienie i leniuchowanie. Fakt, zawsze mija za szybko. Jednak wolny czas jest zdecydowanie zbyt cenny, aby podchodzić do niego na dużym luzie. „Między chwilą, kiedy otwierasz piwo w piątek o 18, a dzwonkiem budzika o 6.00 rano w poniedziałek, jest 60 godzin. Nawet jeśli przeznaczysz 24 godziny na sen, to nadal zostanie ci 36 godzin na świadomą regenerację”, podlicza autorka.„Nawet ci, którzy starają się świadomie planować sobotę i niedzielę, często odkrywają, że czas przecieka im przez palce. Rozdzielają swoje godziny między obowiązki domowe, sprawy do załatwienia, niepotrzebne sprawdzanie poczty elektronicznej, nieplanowane maratony telewizyjne…” Okazuje się zatem, że dobry weekend wymaga planu, podobnego do tego, który przygotowujemy na resztę tygodnia.

Możesz go zrobić razem z partnerem. Wspólne planowanie może się okazać niezwykle miłe. Przy okazji unikniecie też nieporozumień: dopiero w sobotnie popołudnie okazałoby się, że on od dawna ma bilety na mecz, a ty oczekiwałaś romantycznej kolacji. Tymczasem kiedy on w piątek do weekendowego grafiku wpisuje „mecz”, ty możesz z wyprzedzeniem zaplanować ten czas na wyjście z przyjaciółką. Nie pomiń zarezerwowania czegoś wyjątkowo przyjemnego na niedzielny wieczór. Dzięki temu są mniejsze szanse, że dopadnie cię przedponiedziałkowa melancholia. Większość z nas od niedzielnego obiadu odlicza już tylko godziny do końca dnia. A czekając na coś ekstra, iluzorycznie przedłużysz sobie weekend.

Choć ujęcie w punkty czasu wolnego może wzbudzać niechęć, warto mieć świadomość, że pozostawianie zbyt dużego pola spontaniczności często kończy się fiaskiem. Zamiast szalonych przygód –  nuda i zniechęcenie. A one nie relaksują.

Co jeszcze można robić, by czas stał się naszym sprzymierzeńcem?

Na pytanie odpowiada ekspert, Piotr Gortatowicz, menadżer, life coach i team coach.

1. „Zarządzanie czasem” to slogan, w dodatku mylnie sformułowany. Nie zarządzisz czasem. On płynie niezależnie od ciebie i jest zasobem nieodnawialnym. Tego czasu, który straciłaś, nie odzyskasz. Pomyśl o czasie, który nadejdzie, i zarządź sobą w nim. Niby drobiazg, a zmienia nastawienie. Nie zmieniaj czegoś na zewnątrz, zmieniaj siebie!

2. Czy wiesz, co chcesz osiągnąć w czasie, który zamierzać przestać marnować? Jeśli nie – nic nie osiągniesz. Najpierw ustal: co chciałabym zrobić, a brakuje mi na to czasu. Zapisz te cele i czytaj je sobie, najlepiej codziennie przez 30 dni. Później zaglądaj do notatek raz na tydzień.

3. Skup się na rutynowych czynnościach, które wykonujesz codziennie. Ile czasu poświęcasz na porządki, przeglądanie mediów społecznościowych, rozmowy z koleżankami o… no właśnie, o czym? Wykorzystaj kilka dni na dokładne i rzetelne pomiary, ile te czynności zajmują ci czasu.

4. Teraz pomyśl, na ile poszczególne czynności przybliżają cię do osiągnięcia celów. I skup się na tych, które cię do nich zbliżają. Możesz tu zastosować prostą technikę: „ważne – pilne”. Podziel sobie kartkę na 4 kwadraty i przypisz każdą czynność do jednej z kategorii:

1. Ważne i pilne – zrób sama, natychmiast!
2. Ważne i niepilne – zaplanuj na później i wpisz do kalendarza, żeby nie umknęły.
3. Nieważne, ale pilne – przekaż komuś innemu. Czy na pewno twój mąż nie potrafi zrobić sobie kanapek do pracy? Musisz sama nakrywać do stołu i wkładać naczynia do zmywarki? Musisz jechać z przyjaciółką na zakupy, żeby doradzić jej wybór najlepszej sukienki? Może pojedzie sama i wyśle ci zdjęcia do recenzji? Co z robisz w zaoszczędzonym czasie?
4. Nieważne i niepilne – zignoruj; naprawdę nic się nie stanie, jeśli ich nie zrobisz. Po prostu nie zrób ich i zobacz, co się wydarzy.

5. Planuj swój dzień, ale bez przesadnej szczegółowości. Najlepiej wieczorem rozplanować następny dzień. W ten sposób zrobisz to bez pośpiechu i podświadomie się zaprogramujesz. Ale nie wypełniaj planem każdej minuty. Nowy dzień przynosi nam nieoczekiwane wydarzenia, na które trzeba mieć rezerwę czasu – weź to pod uwagę. Jeśli nie wydarzy się nic nieoczekiwanego – wykorzystaj rezerwę na zaplanowane zadania albo zrób sobie wolne!

6. Nie bądź perfekcjonistką –  perfekcjonizm zabija skuteczność. Działaj zgodnie z zasadą Pareto: 20 proc. działań przynosi 80 proc. realizacji celów. Czyli na osiągnięcie tych brakujących 20 proc. zmarnujesz 80 proc. czasu i energii. Może więc lepiej wykorzystać ten czas na zajęcie się kolejnym celem? I pamiętaj, najważniejsze są twoje intencje, chęć i determinacja. Jeśli wypływają one z głębi ciebie, poczujesz, która technika najlepiej ci służy.